1- זיהוי נחת ואי נחת – השלב הראשון של התהליך מקביל לשלב הראשון במודל התקשורת המקרבת. המנחה, המנהלת והצוות 'מתבוננים' ביחד במצבים ואירועים במעון שגורמים לנחת ואי נחת. הצוות מתאמן לעבור משפה של תלונות והסתכלות על התנהגויות כרצף של בסדר-לא בסדר, לתיאור מצבים ואירועים ללא פרשנות ושיפוטיות. בשלב זה אנו עוסקים גם בחלימה (מה יגרום לי נחת?) ומציירים את המעון כפי שהיינו רוצים לראות אותו.
2- התמקדות בצרכים – זיהוי הצרכים שעומדים בבסיס הנחת ואי הנחת (שתוארו בשלב הקודם). שלב זה מקביל לשלב השלישי במודל התקשורת המקרבת. בשלב זה אנו מזהים יחד את הצרכים המסופקים והלא מסופקים של הצוות והשותפים (הורים, ילדים). המעבר לזיהוי צרכים בשלב זה מאפשר חקירה עמוקה והבנה של הגורמים לאי הנחת. נוצר מעבר משיחה שבה "מישהו היה צריך לעשות משהו עבורנו אבל הוא לא עשה" להתבוננות פנימית העוסקת ב "מה חשוב לי שיקרה כאן".
3- תכנון סדירויות – שלב זה מקביל לשלב הבקשות במודל 'תקשורת מקרבת'. בשלב זה מתקיימת חשיבה השתתפותית ובחינת אפשרויות מענה לצרכים הלא מסופקים. הצוות שואל את עצמו: מה אנחנו יכולות לעשות כדי למלא את הצרכים שלנו? ההבנה העיקרית המשתקפת בשלב זה היא, שאפשר למצוא יותר מדרך אחת כדי לענות על צורך לא מסופק. הסדירויות הנבחרות הן התנהגויות אישיות וארגוניות התומכות ברעיונות שהועלו בצוות והן המאפשרות לצרכים להתמלא. שלב זה מזמין השתתפות, קהילת לומדות ו'נתינה מהלב'. פרקטיקות המשתמשות בחכמת הקבוצה לתכנון סדירויות באמצעות דיאלוג קבוצתי מאפשרות תחושת 'בעלות' של הצוות על ההחלטות ועל המסגרת החינוכית ולכן גם אחריות לביצוע ההחלטות.
